Es un software multiusuario que administra en forma dinámica todo el proceso de nómina, desde el ingreso del empleado hasta el retiro del mismo. Ofrece alta confiabilidad en los procesos y cálculos tanto de liquidación como de contabilización.

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Permite al usuario consultar fácilmente la información y a la auditoría tener controles de procesos que agilizan su tarea.

Es un software útil, confiable, robusto, fácil de manejar, con un excelente rendimiento y lo más importante una relación costo/beneficio significativa. Un sistema que siempre está evolucionando pues incorpora permanentemente mejoras funcionales y optimiza procesos actuales para hacerlos más rápidos y confiables.

Su principal fortaleza radica en la manera automática como provisiona, contabiliza  y consolida la información con el sistema contable de su compañía y con los sistemas electrónicos de Bancos y de Operadores de planilla unificada, permitiéndole al contador y al responsable de nómina concentrar sus actividades exclusivamente en el análisis de las cifras generadas por el aplicativo.

Nuestro módulo de Nómina no solamente es un liquidador del payroll, sino que además provee un módulo especial para el control contable de provisiones reales, costos mensuales y parafiscales lo que asegura tener coherencia total con la contabilidad de su empresa

Principales Procesos de Nómina Juliana 2.0

• Configuración Inicial.

  • Como el sistema permite el manejo de la Nómina de un grupo empresarial, cada empresa del grupo tendrá una base datos única, debido a que fiscalmente son empresas independientes que deben reportar en forma individual medios magnéticos, parafiscales, planilla única de aportes a la seguridad social, y deben enviar los registros contables y de provisiones a cada base creada de su contabilidad.
  • Cada empresa del grupo tendrá definida en el sistema sus unidades de negocio con el fin de consultar y contabilizar, si así se planea, la Nomina en forma desagregada por unidad, centro de costo y departamento. Por ejemplo la Nomina de la empresa principal podrá ser vista en forma general o abierta por Sucursal-1 Bogotá, Sucursal-1 Medellín, Sucursal-2 y Sucursal-3. La interfase debe enviar al módulo de contabilidad los registros identificados por cada una de las Sucursales
  • El plan contable de la empresa estará relacionado con el Plan contable de Nómina, así como las sub-cuentas de cada Módulo

• Ingreso de Novedades

  • La tabla de Empleados permite ingresar las novedades  de personal, solicitando entre otros datos la sub-empresa, división, centro de costo y departamento  a la que pertenece, la cuenta contable del gasto, la foto en cualquier formato gráfico, el correo electrónico para enviar los comprobantes de pago y los acuerdos laborales negociados.
  • Las novedades permanentes (cuota de ahorro fija, aporte voluntario fijo) de cada empleado se ingresan una sola vez y sólo se actualizará cuando cambie la vigencia o el valor.
  • Las novedades ocasionales (libranzas, bonificación) de cada empleado pueden subirse al sistema en forma automática a través de una interfaz con Excel.
  • El módulo de vacaciones permite ingresar esta novedad y lleva el control por cada empleado, de cada periodo de vacaciones tomado (tiempo y dinero) y causado.
  • El retiro de un empleado se hace por una opción especial que calcula en forma automática la liquidación del contrato de acuerdo al perfil de cada empleado.
  • Las novedades por ausentismo (incapacidades, permisos, licencias) tienen un módulo especial donde permite ingresar este tipo de novedades y llevar un histórico por empleado y concepto.
  • Las novedades de Primas y Cesantías se calculan en forma automática desde su propio módulo y es posible tener un control detallado de cada uno de estos conceptos.
  • El resto de novedades como retención en la fuente, pensión, salud, solidaridad pensión y auxilio de transporte son calculados automáticamente por el sistema.

• Liquidación y Aprobación de la Nómina

  • El sistema tiene la posibilidad de generar tantas pre-nominas (nómina borrador) como el usuario necesite para su revisión.
  • La planilla de nómina puede verse por sub-empresa, división, centro de costo o departamento y tiene la ventaja de permitirle al usuario obtener información adicional con un solo click en la columna que seleccione. Si el usuario hace click sobre el nombre del empleado, entonces el sistema lo lleva a la hoja de vida de ese empleado, si hace click sobre unas vacaciones entonces el sistema le muestra el libro de vacaciones de ese empleado, si el usuario hace un click sobre la retención en la fuente entonces el sistema le muestra una tabla donde le indica con todo el detalle el calculo que realizó para obtener el valor presentado, etc.

• Pagos y Transferencias

  • Se pueden hacer pagos totales o parciales de la nómina. La interfase con el la mayoría de bancos del país que actualmente usan para el pago de la nómina ya está desarrollada.
  • Existe un reporte completo y detallado de pagos filtrado por tipo de pago (electrónico y cheque), división, centro de costo, zona, etc.

• Contabilización de la Nómina

  • Una vez aprobada la Nómina se genera un archivo plano para ser enviado al módulo de contabilidad de como tipo de comprobante específico.
  • Se corre el proceso de provisiones automáticas, para calcular la provisión real por los conceptos de cesantías, primas y vacaciones. El sistema hace un cálculo real y lo compara contra las provisiones realizadas hasta el momento mostrando las diferencias si existen (No debería existir diferencia). Por último se genera el archivo plano de las provisiones para ser enviado al módulo de contabilidad  con un tipo de comprobante específico.

• Generación de archivo para pago a seguridad social

  • Con el pago de la Nómina, se genera automáticamente el archivo para realizar el pago integral de seguridad social (salud, pensión, parafiscales) con el fin de subirse a uno de los operadores autorizados (Soi, Miplanilla, etc). Estas interfases con estas entidades ya están desarrolladas y funcionando hace tiempo.
  • Se imprimen las planillas individuales de cada eps y afp para dejarlas como soporte de la operación.

• Generación de Reportes

  • Planilla de Nómina Aprobada
  • Detalle de Costos por Empleado
  • Retención Contingente
  • Planillas individuales de cada eps y afp para soporte contable.
  • Comprobantes de pago (si prefieren entregar físico al empleado).
  • Reporte del Control de Provisiones y Apropiaciones reales.
  • Informe semestral de supersociedades
  • Medios Magnéticos para la Dian
  • Certificados de Retención en la Fuente
  • Rotación de Personal por Centro de Costo
  • Gastos de Personal totalizado por concepto (Es el mismo de Detalle de  Costos por empleado que tenemos con algunos ajustes)
  • Provisiones (Es el mismo de Control de Provisiones Reales que tenemos con algunos ajustes)

• Valores Agregados

  • Proyecciones de Gastos de Nómina
  • Manejo de Tablas Dinámicas usando herramientas de Microsoft embebidas en la Aplicación.
  • Exportación automática a excel
  • Calculo semestral de porcentajes de retención en la fuente procedimiento 2
  • Se va importar al nuevo sistema toda la información salarial de cada empresa, con el fin de centralizar esta información.
  • Niveles de seguridad por cada opción
  • Huella de auditoría de cada transacción.

• Cierre

  • Una vez cerrado el mes, solo una persona con nivel alto puede volver a abrirlo.